Intranet per a un associació amb Open Atrium (II)

En aquesta primera fase la  tasca que fem és la parametrització de l’aplicació per a adequar-la als requeriments del client.

La pàgina visible cap a l’exterior ha de presentar el bloc i la wiki (mòduls Blog i Notebook).  Per a poder fer això hem creat un grup de treball en el que afegirem als usuaris que seran editors del bloc i a l wiki pública.

La creació d’un grup públic es trivial. El grup només tindrà, de moment, aquests dos mòduls: Blog i NoteBook. N’hi ha prou amb personalitzar el grup a la pestanya de paràmetres, com es veu a la imatge:

En aquesta mateixa pantalla també podem configurar la vista predeterminada: blog, notebook… el logo i el color del tema:

Tot plegat només configuracions simples. Però, de moment, i amb un cost mínim, ja tenim la infraestructura de la part pública de la web de l’associació.

Aquest model pot semblar un pel espartà, però és el similar a la que podem trobar a la web de documentació de la Comunitat d’Usuaris d’Open Atrium. https://community.openatrium.com/documentation-en/.

Continuarà.

Anuncis

Intranet per a un associació amb Open Atrium (I)

Amb uns companys estem involucrats en la creació d’una intranet amb part pública per a una associació sense ànim de lucre.

En aquest post i en posteriors aniré explicant com avança aquest projecte. 

Antecedents

Cal tenir en compte les característiques del client. El pressupost de l’associació per a aquest projecte és “més aviat baix”. No volen haver de pagar per llicències d’ús. Disposen d’un hosting compartit tipus LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) on, per ara, tenen la seva web actual que està desactualitzada.

El client vol impulsar la seva web pública i, a la vegada, degut a la dispersió física dels seus membres, vol adoptar eines de treball en grup que facilitin, per exemple, la redacció, aprovació i publicació de comunicats i newsletter.

Les característiques de l’associació fan que tinguem uns interlocutors principals, però podem parlar amb qualsevol membre d’aquesta associació. Les converses amb aquests interlocutors principals ens permeten comprendre les necessitats de l’associació.

Ens han explicat el funcionament intern de l’associació i ens han proporcionat el seu reglament. En base a això, hem fet el model de l’associació i de les tasques que aquesta associació realitza.

Model organitzatiu del client

L’organització té 21 membres de ple dret.
A més, hi han sis consellers externs sense vot.
L’organització té una junta directiva formada per un president, un vice-president, dos secretaris i un tresorer, cadascun amb tasques específiques.
El treball de l’organització es distribueix en 5 comissions.
Cada membre, o conseller, pot pertànyer a una o vàries comissions.
Cada comissió s’organitza internament seguint el seu propi criteri.
Cada comissió té un portaveu a l’assemblea.
El màxim orgue de decisió de l’organització és l’assemblea.
a l’assemblea tots els membres de ple dret de l’organització tenen veu i vot.
No hi han vots de qualitat.
Els consellers externs tenen veu, però no vot.
La junta directiva prepara l’ordre del dia de les assemblees a partir de les  propostes que pot enviar qualsevol membre o comissió.
La junta modera l’assemblea i en fa l’acta.
Tothom pot presentar esmenes a les actes.
A les assemblees, els portaveus de cada comissió presenten la tasca realitzada per la seva comissió des de l’última assemblea.
A les assemblees, es proposen tasques, s’aproven o es rebutgen,  i s’assignen a comissions.
L’assemblea pot crear comissions temporals per a tasques específiques.

Els punts anteriors donen una idea aproximada de com funciona aquesta associació.

Tasques

Les tasca que realitza l’associació en completa la caracterització:

La tasca de l’associació és de caràcter social. La materialització d’aquesta tasca es concreta en la recopilació i sol·licitud de certa informació; en  l’organització d’events; en la intervenció personal d’un o diversos membres de l’associació en la mediació o denuncia de conflictes; o bé, en la majoria dels casos, en la generació de documentació escrita: documents oficials per a l’administració pública, o comunicats públics, newsletter… que es publiquen a la web, o s’envien per correu a una llista de subscriptors.

La redacció i aprovació dels documents, comunicats o newsletter és un gran problema per a l’associació perquè no tenen una forma àgil de debatre, consensuar-ne i aprovar-ne els continguts. La maquetació i enviament dels comunicats recau en un parell de membres que no sempre es troben disponibles.

Els subscriptors

La tasca de l’associació s’adreça a un públic precís de prop de 1000 usuaris.

Aquest públic és el receptor dels comunicats, newsletter…  Actualment es disposa d’una llista de correu amb Mailman que conté les adreces de correu de contacte i és l’eina preferida per a l’enviament de comunicats. Aquest és el públic que accedeix a la web de l’associació majoritàriament, tot i que les estadístiques d’us demostren una minsa participació.

L’associació vol incrementar la participació del públic en la web i que aquest pugui participar amb les seves opinions, o fins i tot, poder participar en debats.

Tenint en compte tot l’anterior, es va proposar a l’associació la utilització d’una eina col·laborativa basada en codi obert i que s’adaptés als recursos disponibles.

Els requeriments

Se’ns demana, doncs, que implementem una eina que permeti:
– la creació de grups, un per cada comissió, un grup per a la junta, i la possibilitat de crar grups per a les comissions tesmporals
– permisos específics per als portaveus, junta directiva, membres de l’associació, consellers externs, subscriptors i públic anònim.
– un bloc extern per a la informació pública de l’associació on s’admetrien comentaris anònims moderats.
– un sistema d’enquestes públiques 
– un fòrum moderat per als subscriptors – un calendari públic amb esdeveniments
– una àrea privada per als membres de l’associació en el que disposarien de
– un fòrum on debatre i votar
– l’automatització de la redacció dels newsletter i comunicats, i el seu enviament als subscriptors.
– actualització senzilla de la part pública de la web de l’associació.
– cal migrar la documentació actualment disponible a la web a la nova web
– és molt important conservar la capacitat d’enviar comunicats i newsletter.

La solució proposada

Els requeriments de l’usuari es poden assolir combinant diferents eines: un blog per a la part pública; un espai de debat que pot ser implementat o bé amb un fòrum tradicional, o amb un microblogging, o amb missatgeria interna;
Existeixen aplicacions de codi obert que agrupen aquestes eines en un únic paquet. D’entre les diverses opcions, el programari triat per a implementar aquest entorn col·laboratiu, una intranet, en definitiva, ha estat Open Atrium.
Open Atrium és un programari que es situa sobre el CMS lliure Drupal per a crear un ambient i eines de treball en grup.

Podeu veure la presentació que en fan a la TV colombiana

Open Atrium

Open Atrium és una plataforma de codi obert dissenyada específicament per a fer que equips grans puguin comunicar-se millor. Una intranet empaquetada amb: un blog, una wiki, un calendari, una llista de tasques, un microbloc (twitter) privat, i un panell de control per gestionar-ho tot. Sense oblidar que tot és personalitzable. I se li poden afegir noves característiques (features). El suport ve garantit per una important comunitat d’usuaris i desenvolupadors.

La creació de grups, usuaris, rols… és molt senzilla, com il·lustra el vídeo d’introducció a les tasques d’administració

Introduction for Site Administrators from Development Seed on Vimeo.

El següent video, ens mostra com treballen els usuaris amb Open Atrium:

Introduction for Site Users from Development Seed on Vimeo.

Al Vimeo podem trobar altres videos sobre Open Atrium per Development Seed, l’organització que ha desenvolupat d’Open Atrium.

Implementació
A l’associació li caldria que el lapse de temps fins a la nova web fos curt. A més, és necessari mantenir la capacitat actual d’enviament de correus.
El que s’ha fet és proposar a l’associació una migració per fases:

En primera fase, l’objectiu és implementar l’Open Atrium, es crearan usuaris per als membres i consellers, creant els grups i assignant a cada grup els integrants. S’impartirà un curs de formació per explicar als membres de l’associació com funcionen les eines de blog, micro blogging, calendari i llista de tasques.Simultàniament, s’habilitarà l’accés anònim amb permís per deixar comentaris al bloc públic. Es canviarà la imatge que ve per defecte de l’Open Atrium per la pròpia de l’associació. A l’espai públic s’habilitarà una carpeta amb els documents públics descarregables pels usuaris anònims.

La primera fase de la intranet, blog públic, grups, usuaris… es pot obtenir ràpidament perquè només requereix la personalització del paquet estàndar.

En primera fase, doncs, encara es manté la creació i enviament manual de comunicats i newsletters.

En la següent fase, es pretén la creació del fòrum per als subscriptors, i l’automatització de la creació i enviament de newsletters. S’està investigant la disponibilitat de mòduls estàndar d’Open Atrium que permetin fer-ho. Potser caldrà desenvolupar una “feature” que permeti aquesta automatització.

El calendari de la implementació, i dels cursos de formació, la resolució de les incidències i el suport a l’explotació de la intranet es pactaran i quedaran reflexats formalment en una planificació i un contracte per a l’execució del projecte i el seu manteniment posterior.    

Preparació de l’entorn de Desenvolupament
En primera fase no hi ha desenvolupament. El que hi ha és una tasca de migració, d’instal·lació de l’OpenAtrium i de parametrització per a crear-ne els usuaris, grups, adopció de la imatge de l’associació…

Per a dur a terme aquesta tasca, el primer de tot és obtenir i instal·lar OpenAtrium. El programari s’obté de la web http://openatrium.com/download

Per a provar les parametritzacions el que he fet és instal·lar localment el paquet. L’entorn de desenvolupament local és Ubuntu 10.10, Apache, MySQL 5.1 i PHP 5.2. La instal·lació de l’OpenAtrium consisteix en desempaquetar el paquet ZIP i executar la pàgina php d’inic, en el meu cas, he desplegat el atrium-1-0-beta10.zip a /var/www/atrium. Això vo, dir que he apuntat el navegador a http://localhost/atrium i s’ha engegat el procés d’autoinstal·lació.

El procés d’auto-instal·lació primer verifica les versions del programari instal·lat, permisos, espai al disc i requeriments de màquina. En cas que falli res, rebrem un avís. A mi, per exemple, m’ha calgut instal·lar la llibreria GD per al PHP. He pogut fer-ho sense cap problema des del Centre de Programari de l’Ubuntu.

També ha calgut donar permisos de lectura, escriptura i execució a la carpeta d’instal·lació. A més, ha estat necessari crear una base de dades per al’OpenAtrium. Et permet crear-la en MySQL o en PostgreSQL. Per tal de replicar fidelment l’entorn de “producció”, he triat crear la base de dades en MySQL.

La instal·lació en fa permet dir que volem, aquest és un dels punts millorables d’Open Atrium, que els títols, missatges de l’aplicació estiguin en català. La realitat és que la traducció no està completa i en l’experiència d’usuari trobarem títols i missatges en català i en anglès.

En tot cas, al tractar-se de programari de codi obert, sempre podrem traduir nosaltres mateixos els textos.

Amb preguntes sobre quina base de dades ha de fer servir, password de l’usuari administrador de la intranet, zona horària.. la configuració qued completa.

En aquest moment, ja tenim una versió inicial -“out of the box”- d’OpenAtrium que podem parametritzar.

Continuarà.